Muutos, uudistuminen, kehittäminen – synonyymeja sinällään ja työelämän arkipäivää. Sanat herättävät tunteita innostuksesta kauhistukseen, odottavaisesta epävarmuuteen. Toisille muutos tuo mukanaan keväisen energiapiikin tunteen, myönteisen tunteen siitä, että mikä tahansa on mahdollista. Toisaalta muutos, erityisesti tutun ja turvallisen rutiinin muuttuminen voi herättää myös epävarmuutta ja pelkoa. Kielteisiä tunteita voi olla vaikea tunnistaa, mutta halu pitää kiinni tutusta turvallisesta on vahva. Tunteet ovat inhimillisiä ja vaativat kuulluksi tulemista turvallisessa ympäristössä. Tunteet kertovat meille siitä, että muutos on vaikuttava, ja työntekijät välittävät ja ovat sitoutuneita työhönsä ja työyhteisöönsä. Luonnollinen epäröinti on hyvä merkki oppimisen kannalta – välinpitämätön ei välttämättä samaan tapaan innostu oppimaan uutta.
Pasilan virastokeskuksella Uudenmaan ELY-keskuksen tiloissa on käynnissä mittava työympäristöhanke, jossa fyysinen muutos on kahden kerroksen työtilojen remontoiminen monitoimitiloiksi. Hankkeen taustalla on tahto kehittää entistä avoimempaa, paikkariippumatonta ja sujuvaa arkea sekä edistää yhteiskäyttöisyyttä valtion isossa toimitilassa. Toki muutos ei ole vain fyysinen, vaan muutoksen myötä toimintakulttuuri uudistuu, kun uusiin monitoimitiloihin palataan tekemään työtä työnkuvan ja työtehtävän mukaan. Tiloissa tulee olemaan työpisteitä hiljaiselle, rauhalliselle ja vuorovaikutteiselle työskentelylle. Omia työpisteitä ei jatkossa enää ole ja ympärillä saattaa työskennellä myös entuudestaan tuntemattomia ihmisiä.
Miten saada yli 400 henkilön työyhteisö mukaan muutokseen?
Aivan ensimmäiseksi on luotava, jalkautettava ja lopulta toteutettava visio muutosmatkasta. Tärkeää on kommunikoida ja varmistaa muutostahdon kirkastamiseksi nykytilan ja tulevan välinen käytännön ero: mitä muutoksen jälkeen tehdään eri tavalla kuin nyt? Tyypillisimmin ihmisiä askarruttaa kysymykset siitä, miten muutos vaikuttaa oman työn sisältöön, jatkuvuuteen sekä työyhteisön sosiaalisiin suhteisiin. Muutoksen syiden, hyötyjen ja tavoitteiden avaaminen ja näiden perusteleminen herättävät luottamuksen lisäksi motivaatiota ja synnyttävät muutostahtoa. Vaikuttamismahdollisuuksien, muutoksen tekemiseen osallistumisen ja läpinäkyvyyden tiedetään sitouttavan yksilöitä muutoksen toteutukseen, kun taas epävarmuuden taustalla on usein vaikuttamismahdollisuuksien puuttuminen, tottumuksista luopuminen sekä tiedon puute.
”Viestintä on usein muutoshankkeiden ainoa linkki itse muutoksen projektiryhmän ja henkilöstön välillä.”
Yhteisen muutoshankkeen onnistumisen ja tekemisen edellytys on jatkuva ja läpinäkyvä viestintä. Viestinnän tehtävä on kertoa mitä tapahtuu, miksi ja milloin ja viestiä muutoksen tulevista vaiheista, vaikka kaikki vaiheet tai aikataulut eivät olisi vielä tiedossa. Faktaperusteinen, tiedottava ja yksisuuntainen viestintä ei yksinään riitä, vaan muutoshankkeissa viestinnän tulee olla dialogimainen kokonaisuus: henkilöstö tietää kenen puoleen kääntyä, kun jokin asia mietityttää. Aktiivisella viestinnällä ehkäistään epätietoisuutta ja onnistuessaan se antaa paremman mahdollisuuden totuttautua ja sopeutua uuteen. Muutoksen käsittelyn ja onnistumisen kannalta vuorovaikutteinen ja kiireetön viestintä tukee muutokseen sitoutumista ja muutoshalukkuutta.
Muutokseen sitoutunut ELY-keskuksen johto on yhdessä projektiryhmän kanssa toteuttanut erilaisia keinoja tehdä muutosmatkaa koko henkilöstön kanssa. Virastokeskuksen henkilöstö on päässyt työympäristöhankkeeseen mukaan suunnittelemaan, keskustelemaan ja tekemään päätöksiä muun muassa sisustusratkaisuissa ja hybridityön malleissa. Erilaiset työpajat, jotka ovat mahdollistaneet uusien työnteon tapojen suunnittelua kollegoiden kanssa, kyselyklinikat ja henkilöstöinfot ovat toimineet vuorovaikutteisina viestintäkanavina myös pandemia-ajan virtuaalimaailmassa. Nyt kun muutosmatkaa on takana vuosi, on enemmistö henkilöstöstä sitä mieltä, että he suhtautuvat muutokseen odottavaisesti, uskoen sopeutuvan muutokseen ajallaan. Tämä tieto on erityisen arvokas: muutoshan ei suinkaan ole valmis kun remontit valmistuvat, vaan vasta sitten, kun sen toteuttaa edellä mainitut työyhteisön yli 400 henkilöä yhdessä.
Virkamiehen näkökulma 